REGULAMIN
VIII KONGRESU MEDIEWISTÓW POLSKICH

§ 1.
Postanowienia ogólne

1. VIII Kongres Mediewistów Polskich pod hasłem „Władza – korona – terytorium” odbędzie się 
w dniach 17-20 września 2025 r. w Gnieźnie.
2. Organizatorami Kongresu są: Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie oraz Instytut Kultury Europejskiej w Gnieźnie Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Współorganizatorem jest Stały Komitet Mediewistów Polskich. 
3. Przedstawicielami Organizatorów i Współorganizatora Kongresu jest Komitet Organizacyjny 
i podległe mu Biuro Kongresu.
4. Nadzór merytoryczny nad programem Kongresu sprawuje Komitet Naukowy powołany przez Organizatorów i Współorganizatora Kongresu.
5. Językiem Kongresu jest język polski, ale istnieje możliwość wygłoszenia wystąpienia w języku angielskim lub innym języku kongresowym.
6. Wszystkie terminy związane z organizacją Kongresu znajdują się w Harmonogramie, stanowiącym  załącznik do niniejszego regulaminu. Niedotrzymanie terminów skutkować może wykluczeniem uczestnika, sekcji, referatu bądź posteru z programu Kongresu.
7. Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują wszystkich uczestników Kongresu.
8. Organizatorzy wraz ze Współorganizatorem zastrzegają sobie prawo wprowadzania zmian 
w regulaminie i programie Kongresu oraz prawo do zmiany terminu Kongresu lub jego odwołania.
9. Regulamin Kongresu wraz z załącznikiem jest dostępny na stronie internetowej Kongresu – www.mediewisci.org, której administratorem jest Muzeum Początków Państwa Polskiego 
w Gnieźnie.

§ 2.
Uczestnicy Kongresu

1. Uczestnikami Kongresu są tylko osoby, które dokonały rejestracji za pomocą formularza online dostępnego na stronie internetowej Kongresu oraz uiściły opłatę rejestracyjną.
2. W obradach sekcji tematycznych uczestniczyć mogą wyłącznie zarejestrowani uczestnicy Kongresu i zaproszeni goście.
3. Istnieje możliwość uczestnictwa w charakterze prelegenta w Kongresie w formie zdalnej z wykorzystaniem komunikatorów on-line.
4. Obrady sekcji plenarnej 17 września 2025 r. mają charakter otwarty.

§ 3.
Struktura Kongresu i organizacja obrad

1. W ramach Kongresu odbywają się:
1) sekcja plenarna,
2) sekcje tematyczne,
3) sekcja posterowa,
4) panele dyskusyjne.
2. Sekcja plenarna odbywa się w dniu otwarcia Kongresu i poświęcona jest tysięcznej rocznicy koronacji Bolesława Chrobrego. Składa się ona z wystąpień prelegentów zaproszonych przez Organizatorów i Współorganizatora. 
3. Sekcje tematyczne są złożone z referatów poświęconych zagadnieniom związanym 
z hasłem Kongresu. Organizacja sekcji przebiega według następujących zasad:
1) W każdej sekcji zostanie wygłoszonych od 6 do 12 referatów.
2) Ostateczna liczba sekcji jest zależna od ustaleń Organizatorów i Współorganizatora.
3) Sekcja składa się z dwudziestominutowych referatów oraz dziesięciominutowych dyskusji następujących po każdym z nich.
4) Propozycje tematu sekcji są zgłaszane przez dwie lub trzy osoby, potencjalnych Koordynatorów sekcji, z których przynajmniej jedna musi być afiliowana przy instytucji prowadzącej działalność naukową i musi posiadać stopień lub tytuł naukowy. Zgłoszenia dokonuje się za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Decyzję o zatwierdzeniu tematu sekcji podejmują Organizatorzy w porozumieniu z Komitetem Naukowym.
5) Po zatwierdzeniu tematu sekcji Organizatorzy wraz z Koordynatorami organizują do niej nabór referatów. Zgłoszenia propozycji referatów dokonuje się za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Decyzję o zatwierdzeniu referatu podejmują Koordynatorzy i Organizatorzy w porozumieniu z Komitetem Naukowym. O przyjęciu tematu referatu Organizatorzy informują potencjalnego prelegenta.
6) Ostatecznym potwierdzeniem uczestnictwa w charakterze prelegenta w obradach sekcji jest rejestracja poprzez formularz elektroniczny na stronie internetowej Kongresu oraz uiszczenie opłaty rejestracyjnej.
7) Uczestnik Kongresu może zgłosić maksymalnie dwa referaty, których jest autorem lub współautorem, w ramach jednej lub dwóch różnych sekcji tematycznych.
8) Koordynatorzy są odpowiedzialni za sprawny przebieg i moderowanie dyskusji w czasie obrad sekcji.
4. Sekcja posterowa przeznaczona jest dla studentów II i III stopnia, którzy chcą zaprezentować aktualnie prowadzone lub zakończone badania w zakresie pracy magisterskiej, doktorskiej lub innej dotyczącej hasła Kongresu. Organizowana jest ona według następujących zasad:
1) Sekcja obejmuje maksymalnie dwadzieścia posterów. 
2) Do sekcji posterowej można zgłosić tylko jeden temat. Zgłoszenie odbywa się za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Decyzję o przyjęciu tematu do sekcji podejmują Organizatorzy w porozumieniu z Komitetem Naukowym.
3) Po zakwalifikowaniu tematu do sekcji posterowej uczestnik wykonuje materiały do prezentacji, zgodnie z wytycznymi Organizatorów zamieszczonymi na stronie internetowej Kongresu. Do sekcji posterowej są przyjmowane wyłącznie materiały zgodne z wytycznymi Organizatorów.
4) Ostatecznym potwierdzeniem uczestnictwa w charakterze prelegenta w obradach sekcji jest rejestracja poprzez formularz elektroniczny dostępny na stronie internetowej Kongresu oraz uiszczenie opłaty rejestracyjnej.
5) Postery prezentujące poszczególne tematy będą udostępnione przez Organizatorów na stronie Kongresu oraz wydrukowane przez Organizatorów i prezentowane na wystawie w miejscu odbywania się Kongresu.
5. Panele dyskusyjne poświęcone są zagadnieniom związanym z recepcją średniowiecza we współczesnym świecie, rolą muzeów w badaniach nad średniowieczem itp. Tematy paneli oraz paneliści wybierani są przez Organizatorów Kongresu.
6. Wszystkie działania związane z organizacją sekcji realizowane są w terminach wskazanych przez Organizatorów w Harmonogramie Kongresu. 

§ 4.
Wydarzenia towarzyszące

1. W ramach Kongresu organizowane są wydarzenia towarzyszące przeznaczone wyłącznie dla uczestników Kongresu.
2. Warunkiem uczestnictwa w wydarzeniach towarzyszących jest deklaracja uczestnictwa dokonana w elektronicznym formularzu się na stronie internetowej Kongresu oraz dokonanie stosownej opłaty. 

§ 5.
Rejestracja i opłaty uczestników

1. Rejestracji na Kongres dokonuje się poprzez wypełnienie i przesłanie drogą elektroniczną formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Kongresu oraz poprzez uiszczenie obowiązkowej opłaty rejestracyjnej, a także ewentualnie opłat dodatkowych, na konto wskazane przez Organizatorów.
2. Opłata rejestracyjna obejmuje koszty pobytu w dniach 17-20 września 2025 r. według opcji oraz cen dostępnych w formularzu zgłoszeniowym.
3. Opłaty dodatkowe obejmują uczestnictwo w wybranych wydarzeniach towarzyszących według opcji oraz cen dostępnych w formularzu zgłoszeniowym.
4. Opłata dla uczestników czynnych biorących udział w obradach w formie on-line wynosi 50 PLN. Obejmuje ona koszty organizacyjne. 
5. Organizatorzy wystawiają fakturę w formie elektronicznej w terminie 7 dni od daty wpływu opłaty rejestracyjnej na wskazane konto.
6. Studentom wszystkich stopni studiów przysługuje zniżka od opłaty rejestracyjnej w wysokości 50%.
7. Rejestracji i opłat konferencyjnych należy dokonać w terminach wskazanych w Harmonogramie dostępnym na stronie internetowej Kongresu.
8. Z opłaty kongresowej i kosztów pobytu zwolnieni są prelegenci sekcji plenarnej Kongresu w dniu 17 września 2025 r., członkowie Komitetu Naukowego oraz inne osoby zaproszone przez Organizatorów i Współorganizatora.

§ 6.
Rezygnacja bądź zmiany

1. Uczestnicy Kongresu mogą zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie lub w wydarzeniach towarzy-szących, zgłaszając to na adres mailowy Kongresu najpóźniej do 15 sierpnia 2025 r.
2. W przypadku rezygnacji z udziału w Kongresie lub wydarzeniach towarzyszących, zgodnie z ust. 1., Organizatorzy zwracają 100% opłaty rejestracyjnej lub opłat dodatkowych.
3.    W przypadku rezygnacji z udziału w Kongresie lub w wydarzeniach towarzyszących po terminie wskazanym w ust. 1. albo niepojawienia się uczestnika na Kongresie, Organizatorzy nie zwracają opłaty rejestracyjnej lub opłat dodatkowych.

§ 7.
Zmiana terminu lub odwołanie Kongresu

1. W przypadku odwołania Kongresu Organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie uczestników zarejestrowanych najpóźniej do 15 sierpnia 2025 r. oraz zwrócić opłaty rejestracyjne.
2. W przypadku zmiany terminu Kongresu Organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie uczestników zarejestrowanych najpóźniej na 30 dni przed nowym terminem oraz zwrócić opłaty rejestracyjne tym spośród uczestników zarejestrowanych, którzy ze względu na nowy termin zrezygnują z uczestnictwa w Kongresie. 

§ 8.
Utrwalanie Kongresu

1. Przebieg sekcji plenarnej oraz wszystkich sekcji tematycznych jest utrwalany za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk oraz udostępniany na stronie internetowej Kongresu.
2. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na publikację wizerunku, treści wystąpienia lub głosu w dyskusji, zarejestrowanych w czasie Kongresu – zgodnie z art. 81. ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, i na wykorzystanie ich i udostępnianie w internecie oraz w materiałach informacyjnych i promocyjnych Kongresu oraz Organizatorów, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia.
3. Zgoda na wykorzystanie wizerunku i wypowiedzi może zostać w każdym czasie odwołana – po prze-słaniu stosownej informacji na adres: kongres@muzeumgniezno.pl, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów informacyjnych i promocyjnych wyemitowanych przed dniem jej cofnięcia.

§ 9.
Ochrona danych osobowych

1. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679, z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – Dziennik Urzędowy UE L 119 (dalej RODO) Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie, będące w imieniu Organizatorów administratorem danych osobowych zarejestrowanych uczestników Kongresu, zapewnia określone w tych przepisach standardy ochrony i właściwego postępowania z danymi osobowymi.
2. Dane osobowe zarejestrowanych uczestników Kongresu przetwarzane są w celu organizacji 
i przeprowadzenia Kongresu, m.in. w celu: stworzenia listy uczestników, prowadzenia korespondencji oraz promocji Kongresu.
3. Dokonując rejestracji, uczestnik zarejestrowany wyraża dobrowolną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów organizacji i przeprowadzenia Kongresu, w tym stworzenia listy uczestników, a także zgodę na otrzymywanie korespondencji dotyczącej Kongresu oraz poszczególnych wydarzeń w ramach Kongresu, na które uczestnik się zarejestrował. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Kongresie.
4. Wyrażoną w ten sposób zgodę uczestnik zarejestrowany Kongresu może w każdym momencie cofnąć, wysyłając wiadomość na adres: kongres@muzuemgniezno.pl, co nie wpływa na zgodność 
z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, ale jest jednoznaczne z wykreśleniem go z listy uczestników Kongresu, co wiąże się z brakiem możliwości udziału w nim w roli uczestnika zarejestrowanego.
5. Dane przetwarzane będą wyłącznie przez okres realizacji Kongresu i po tym czasie zostaną usunięte. Uczestnikom zarejestrowanym Kongresu przysługuje prawo do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także skorzystania z ochrony prawnej przed właściwym sądem, jeśli dane osobowe przetwarzane są nieprawidłowo.
6. Organizatorzy wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się telefonicznie: nr – 61 426 46 41 w. 204 lub na adres e-mail: iod@muzeumgniezno.pl. lub osobiście 
w siedzibie Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie, po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu terminu spotkania.
7.  Organizatorzy wykorzystają wszelkie możliwe i wskazane prawem środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych zarejestrowanych uczestników Kongresu, w szczególności zapobiegające pozyskaniu i modyfikacji przez osoby nieupoważnione danych podawanych podczas rejestracji.

§ 10.
Postanowienia końcowe

1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatorów, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.
2. W kwestiach bezpieczeństwa w miejscach obrad Kongresu lub wydarzeń dodatkowych zastosowa-nie mają przepisy instytucji zarządzających tymi miejscami.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, a także przepisami obowiązującymi 
w Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie oraz na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy wszystkich uczestników Kongresu, które mogą zostać zagubione, zniszczone lub skradzione w czasie trwania Kongresu.
5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność finansową za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Kongresem, jak również w miejscach zakwaterowania.
6. Organizatorzy mają prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie 3 dni po ich opublikowaniu na stronie internetowej Kongresu.