Powstanie Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie (MPPP) jednego z dwóch organizatorów KMP, związane jest z badaniami archeologicznymi w pierwszej stolicy Polski, w tym powojennymi badaniami milenijnymi. Narodził się wtedy pomysł, by wydobyte zabytki gromadzić, przechowywać i pokazywać w powołanym specjalnie muzeum. Obecna siedziba placówki została oddana do użytku w 1973 r. – to piękny przykład modernizmu, ale też pierwszy budynek w Polsce wybudowany od podstaw na potrzeby muzeum. To jedyne muzeum w Polsce (a może i na świecie), które na stałe połączone jest z liceum. Planowano wzniesienie całego kompleksu edukacyjno-turystyczno-rozrywkowego jako pomnika tysiąclecia państwa. Do dziś gnieźnianie nazywają gmach „pomnikiem”. Muzeum popularyzuje wiedzę o najwcześniejszych dziejach Polski, późniejszych dziejach regionu gnieźnieńskiego, ale też wczesnego średniowiecza w ogóle. Znane jest z nieszablonowego podejścia do propagowania historii i aktywności w Internecie. Pełni funkcję platformy między naukowcami i wszystkimi zainteresowanymi wczesnym średniowieczem.

Instytut Kultury Europejskiej w Gnieźnie (IKE) jest jednym z organizatorów Kongresu. IKE to filia Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, która wykształciła się z Gnieźnieńskiego Kolegium Europejskiego założonego w 2000 r. Dzisiaj IKE to miejsce otwarte dla wszystkich, centrum spotkań i dyskusji, przestrzeń dla wydarzeń naukowych i kulturalnych: konferencji, projektów, wykładów, warsztatów i festiwali. Miejsce to jest niezwykle ważne dla lokalnej społeczności i silnie zakorzenione w gnieźnieńskiej tożsamości. Instytut tworzą ludzie z pasją. To pracownicy badawczo-dydaktyczni, administracyjni i gospodarczy. Wśród nich jest 21 osób, które prowadzą interdyscyplinarne badania nad przemianami kulturowymi zachodzącymi na Starym Kontynencie. Ich działalność naukowa przekłada się na realizację kształcenia w ramach praktycznych kierunków studiów pierwszego i drugiego stopnia: komunikacji europejskiej, projektowania kultury oraz zarządzania w administracji lokalnej. 

Współorganizatorem KMP jest Stały Komitet Mediewistów Polskich (SKMP) czyli gremium przedstawicieli polskich ośrodków naukowych prowadzących badania nad średniowieczem. W momencie powołania tej instytucji w 2003 r. w jej skład weszło około 50 mediewistów, a na ich czele stanął prof. Wojciech Fałkowski. Głównym zadaniem SKMP jest integracja polskich mediewistów różnych dyscyplin, czemu służyć ma m. in. organizacja Kongresów Mediewistów Polskich, czyli ich prawdziwego święta. Kongresy stanowią platformę wymiany doświadczeń badawczych  i najnowszych osiągnięć reprezentantów różnych dyscyplin badających średniowiecze, czyli historyków, archeologów, historyków sztuki, filologów, religioznawców, ale też przedstawicieli nauk przyrodniczych i odtwórców historycznych. Inną inicjatywą realizowaną przez SKMP jest przyznawanie medalu „Lux et Laus” za wyjątkowe osiągnięcia w badaniach nad epoką średniowiecza. Od 2006 r.  zostało nim nagrodzonych 29 badaczy, głównie polskich, ale też zagranicznych, w tym m. in. Witold Hensel, Gerard Labuda, Jacques Le Goff, Teresa Michałowska, Karol Modzelewski, Eduard Mühle, Henryk Samsonowicz, Wojciech Fałkowski oraz Hanna Kóčka-Krenz – przewodnicząca Prezydium Komitetu Naukowego KMP 2025.
Członkami SKMP są:
Jacek Banaszkiewicz
Marek K. Barański
Antoni Barciak
Mateusz Bogucki
Piotr Boroń
Marcin Bukała
Andrzej Buko
Waldemar Bukowski
Marek Cetwiński
Wociech Chudziak
Marek Cybulski
Roman Czaja
Bożena Czwojdrak
Zbigniew Dalewski
Małgorzata Dąbrowska
Andrzej Dąbrówka
Paweł Derecki
Marek Derwich
Wiesław Długokęcki
Józef Dobosz
Wojciech Drelicharz
Marian Dygo
Michał Dzik
Wojciech Iwańczak
Andrzej Janeczek
Andrzej Janowski
Tomasz Jasiński
Elżbieta Jung
Tomasz Jurek
Karol Kollinger
Marek Konopka
Zofia Kozłowska
Paweł Kras
Adam Krawiec
Rafał Kubicki
Wojciech Fałkowski
Anna Pobóg-Lenartowicz
Jacek Maciejewski
Jacek Matuszewski
Andrzej Marzec
Mieczysław Mejor
Teresa Michałowska
Jakub Morawiec
Sławomir Moździoch
Beata Możejko
Wojciech Mrozowicz
Przemysław Mrozowski
Grzegorz Myśliwski
Jarosław Nikodem
Zdzisław Noga
Mikołaj Olszewski
Krzysztof Ożóg
Monika Ożóg
Michał Parczewski
Aleksander Paroń
Marcin Pauk
Zenon Piech
Jerzy Piekalski
Andrzej Pleszczyński
Jerzy Pysiak
Andrzej Radzimiński
Marian Rębkowski
Stanisław Rosik
Maciej Salamon
Dariusz Sikorski
Piotr Skubiszewski
Leszek Słupecki
Marek Smoliński
Joanna Sobiesiak
Jacek Soszyński
Jerzy Sperka
Stanisław Suchodolski 
Sobiesław Szybkowski
Alicja Szymczak
Jan Szymczak
Błażej Śliwiński
Janusz Tandecki
Janusz Trupinda
Michał Tymowski
Przemysław Urbańczyk
Hubert Wajs
Marek Walczak
Anna Waśko
Henryk Wąsowicz
Piotr Węcowski
Maciej Wilamowski
Witold Wojtowicz
Wioletta Zawitkowska
Rościsław Żerelik