Powstanie Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie (MPPP) jednego z dwóch organizatorów KMP, związane jest z badaniami archeologicznymi w pierwszej stolicy Polski, w tym powojennymi badaniami milenijnymi. Narodził się wtedy pomysł, by wydobyte zabytki gromadzić, przechowywać i pokazywać w powołanym specjalnie muzeum. Obecna siedziba placówki została oddana do użytku w 1973 r. – to piękny przykład modernizmu, ale też pierwszy budynek w Polsce wybudowany od podstaw na potrzeby muzeum. To jedyne muzeum w Polsce (a może i na świecie), które na stałe połączone jest z liceum. Planowano wzniesienie całego kompleksu edukacyjno-turystyczno-rozrywkowego jako pomnika tysiąclecia państwa. Do dziś gnieźnianie nazywają gmach „pomnikiem”. Muzeum popularyzuje wiedzę o najwcześniejszych dziejach Polski, późniejszych dziejach regionu gnieźnieńskiego, ale też wczesnego średniowiecza w ogóle. Znane jest z nieszablonowego podejścia do propagowania historii i aktywności w Internecie. Pełni funkcję platformy między naukowcami i wszystkimi zainteresowanymi wczesnym średniowieczem.

Instytut Kultury Europejskiej w Gnieźnie (IKE) jest jednym z organizatorów Kongresu. IKE to filia Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, która wykształciła się z Gnieźnieńskiego Kolegium Europejskiego założonego w 2000 r. Dzisiaj IKE to miejsce otwarte dla wszystkich, centrum spotkań i dyskusji, przestrzeń dla wydarzeń naukowych i kulturalnych: konferencji, projektów, wykładów, warsztatów i festiwali. Miejsce to jest niezwykle ważne dla lokalnej społeczności i silnie zakorzenione w gnieźnieńskiej tożsamości. Instytut tworzą ludzie z pasją. To pracownicy badawczo-dydaktyczni, administracyjni i gospodarczy. Wśród nich jest 21 osób, które prowadzą interdyscyplinarne badania nad przemianami kulturowymi zachodzącymi na Starym Kontynencie. Ich działalność naukowa przekłada się na realizację kształcenia w ramach praktycznych kierunków studiów pierwszego i drugiego stopnia: komunikacji europejskiej, projektowania kultury oraz zarządzania w administracji lokalnej. 

Współorganizatorem KMP jest Stały Komitet Mediewistów Polskich (SKMP) czyli gremium przedstawicieli polskich ośrodków naukowych prowadzących badania nad średniowieczem. W momencie powołania tej instytucji w 2003 r. w jej skład weszło około 50 mediewistów, a na ich czele stanął prof. Wojciech Fałkowski. Głównym zadaniem SKMP jest integracja polskich mediewistów różnych dyscyplin, czemu służyć ma m. in. organizacja Kongresów Mediewistów Polskich, czyli ich prawdziwego święta. Kongresy stanowią platformę wymiany doświadczeń badawczych  i najnowszych osiągnięć reprezentantów różnych dyscyplin badających średniowiecze, czyli historyków, archeologów, historyków sztuki, filologów, religioznawców, ale też przedstawicieli nauk przyrodniczych i odtwórców historycznych. Inną inicjatywą realizowaną przez SKMP jest przyznawanie medalu „Lux et Laus” za wyjątkowe osiągnięcia w badaniach nad epoką średniowiecza. Od 2006 r.  zostało nim nagrodzonych 29 badaczy, głównie polskich, ale też zagranicznych, w tym m. in. Witold Hensel, Gerard Labuda, Jacques Le Goff, Teresa Michałowska, Karol Modzelewski, Eduard Mühle, Henryk Samsonowicz, Wojciech Fałkowski oraz Hanna Kóčka-Krenz – przewodnicząca Prezydium Komitetu Naukowego KMP 2025.
Członkami SKMP są:
1. Jacek Banaszkiewicz
2. Marek K. Barański
3. Antoni Barciak
4. Mateusz Bogucki
5. Piotr Boroń
6. Marcin Bukała
7. Andrzej Buko
8. Waldemar Bukowski
9. Marek Cetwiński
10. Wociech Chudziak
11. Marek Cybulski
12. Roman Czaja
13. Bożena Czwojdrak
14. Zbigniew Dalewski
15. Małgorzata Dąbrowska
16. Andrzej Dąbrówka
17. Paweł Derecki
18. Marek Derwich
19. Wiesław Długokęcki
20. Józef Dobosz
21. Wojciech Drelicharz
22. Marian Dygo
23. Michał Dzik
24. Wojciech Iwańczak
25. Andrzej Janeczek
26. Andrzej Janowski
27. Tomasz Jasiński
28. Elżbieta Jung
29. Tomasz Jurek
30. Karol Kollinger
31. Marek Konopka
32. Zofia Kozłowska
33. Paweł Kras
34. Adam Krawiec
35. Rafał Kubicki
36. Wojciech Fałkowski
37. Anna Pobóg-Lenartowicz
38. Jacek Maciejewski
39. Jacek Matuszewski
40. Andrzej Marzec
41. Mieczysław Mejor
42. Teresa Michałowska
43. Jakub Morawiec
44. Sławomir Moździoch
45. Beata Możejko
46. Wojciech Mrozowicz
47. Przemysław Mrozowski
48. Grzegorz Myśliwski
49. Jarosław Nikodem
50. Zdzisław Noga
51. Mikołaj Olszewski
52. Krzysztof Ożóg
53. Monika Ożóg
54. Michał Parczewski
55. Aleksander Paroń
56. Marcin Pauk
57. Zenon Piech
58. Jerzy Piekalski
59. Andrzej Pleszczyński
60. Jerzy Pysiak
61. Andrzej Radzimiński
62. Marian Rębkowski
63. Stanisław Rosik
64. Maciej Salamon
65. Dariusz Sikorski
66. Piotr Skubiszewski
67. Leszek Słupecki
68. Marek Smoliński
69. Joanna Sobiesiak
70. Jacek Soszyński
71. Ryszard Szczygieł
72. Sobiesław Szybkowski
73. Alicja Szymczak
74. Jan Szymczak
75. Błażej Śliwiński
76. Janusz Tandecki
77. Janusz Trupinda
78. Michał Tymowski
79. Przemysław Urbańczyk
80. Hubert Wajs
81. Marek Walczak
82. Anna Waśko
83. Henryk Wąsowicz
84. Piotr Węcowski
85. Maciej Wilamowski
86. Witold Wojtowicz
87. Wioletta Zawitkowska
88. Rościsław Żerelik