Powstanie Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie (MPPP) jednego z dwóch organizatorów KMP, związane jest z badaniami archeologicznymi w pierwszej stolicy Polski, w tym powojennymi badaniami milenijnymi. Narodził się wtedy pomysł, by wydobyte zabytki gromadzić, przechowywać i pokazywać w powołanym specjalnie muzeum. Obecna siedziba placówki została oddana do użytku w 1973 r. – to piękny przykład modernizmu, ale też pierwszy budynek w Polsce wybudowany od podstaw na potrzeby muzeum. To jedyne muzeum w Polsce (a może i na świecie), które na stałe połączone jest z liceum. Planowano wzniesienie całego kompleksu edukacyjno-turystyczno-rozrywkowego jako pomnika tysiąclecia państwa. Do dziś gnieźnianie nazywają gmach „pomnikiem”. Muzeum popularyzuje wiedzę o najwcześniejszych dziejach Polski, późniejszych dziejach regionu gnieźnieńskiego, ale też wczesnego średniowiecza w ogóle. Znane jest z nieszablonowego podejścia do propagowania historii i aktywności w Internecie. Pełni funkcję platformy między naukowcami i wszystkimi zainteresowanymi wczesnym średniowieczem.

Instytut Kultury Europejskiej w Gnieźnie (IKE) jest jednym z organizatorów Kongresu. IKE to filia Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, która wykształciła się z Gnieźnieńskiego Kolegium Europejskiego założonego w 2000 r. Dzisiaj IKE to miejsce otwarte dla wszystkich, centrum spotkań i dyskusji, przestrzeń dla wydarzeń naukowych i kulturalnych: konferencji, projektów, wykładów, warsztatów i festiwali. Miejsce to jest niezwykle ważne dla lokalnej społeczności i silnie zakorzenione w gnieźnieńskiej tożsamości. Instytut tworzą ludzie z pasją. To pracownicy badawczo-dydaktyczni, administracyjni i gospodarczy. Wśród nich jest 21 osób, które prowadzą interdyscyplinarne badania nad przemianami kulturowymi zachodzącymi na Starym Kontynencie. Ich działalność naukowa przekłada się na realizację kształcenia w ramach praktycznych kierunków studiów pierwszego i drugiego stopnia: komunikacji europejskiej, projektowania kultury oraz zarządzania w administracji lokalnej. 

Współorganizatorem KMP jest Stały Komitet Mediewistów Polskich (SKMP) czyli gremium przedstawicieli polskich ośrodków naukowych prowadzących badania nad średniowieczem. W momencie powołania tej instytucji w 2003 r. w jej skład weszło około 50 mediewistów, a na ich czele stanął prof. Wojciech Fałkowski. Głównym zadaniem SKMP jest integracja polskich mediewistów różnych dyscyplin, czemu służyć ma m. in. organizacja Kongresów Mediewistów Polskich, czyli ich prawdziwego święta. Kongresy stanowią platformę wymiany doświadczeń badawczych  i najnowszych osiągnięć reprezentantów różnych dyscyplin badających średniowiecze, czyli historyków, archeologów, historyków sztuki, filologów, religioznawców, ale też przedstawicieli nauk przyrodniczych i odtwórców historycznych. Inną inicjatywą realizowaną przez SKMP jest przyznawanie medalu „Lux et Laus” za wyjątkowe osiągnięcia w badaniach nad epoką średniowiecza. Od 2006 r.  zostało nim nagrodzonych 29 badaczy, głównie polskich, ale też zagranicznych, w tym m. in. Witold Hensel, Gerard Labuda, Jacques Le Goff, Teresa Michałowska, Karol Modzelewski, Eduard Mühle, Henryk Samsonowicz, Wojciech Fałkowski oraz Hanna Kóčka-Krenz – przewodnicząca Prezydium Komitetu Naukowego KMP 2025.