REGULAMIN
VIII KONGRESU MEDIEWISTÓW POLSKICH
§ 1.
Postanowienia ogólne
- VIII Kongres Mediewistów Polskich, pod hasłem „Władza – korona – terytorium”, odbędzie się
w dniach 17–20 września 2025 r. w Gnieźnie.
- Organizatorami Kongresu są Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie oraz Instytut
Kultury Europejskiej w Gnieźnie Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu,
a współorganizatorem – Stały Komitet Mediewistów Polskich.
- Przedstawicielami organizatorów i współorganizatora Kongresu są Komitet Organizacyjny
oraz podległe mu Biuro Kongresu.
- Nadzór merytoryczny nad programem Kongresu sprawuje Komitet Naukowy, powołany przez
organizatorów i współorganizatora Kongresu.
- Językiem Kongresu jest język polski, ale istnieje możliwość wygłoszenia wystąpienia w języku
angielskim lub innym języku kongresowym.
- Wszystkie terminy związane z organizacją Kongresu znajdują się w Harmonogramie, stanowiącym załącznik do niniejszego Regulaminu. Niedotrzymanie terminów może skutkować wykluczeniem uczestnika, sekcji, referatu bądź posteru z programu Kongresu.
- Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują wszystkich uczestników Kongresu.
- Organizatorzy wraz ze współorganizatorem zastrzegają sobie prawo wprowadzania zmian
w Regulaminie i programie Kongresu oraz prawo do zmiany terminu Kongresu lub jego odwołania.
- Regulamin Kongresu wraz z załącznikiem jest dostępny na stronie internetowej
Kongresu – www.mediewisci.org, której administratorem jest Muzeum Początków Państwa
Polskiego w Gnieźnie.
§ 2.
Uczestnicy Kongresu
- Uczestnikami Kongresu są tylko osoby, które dokonały rejestracji za pomocą formularza on-line dostępnego na stronie internetowej Kongresu oraz uiściły opłatę rejestracyjną.
- W obradach sekcji tematycznych uczestniczyć mogą wyłącznie zarejestrowani uczestnicy Kongresu i zaproszeni goście.
- Istnieje możliwość uczestnictwa w charakterze prelegenta w Kongresie w formie zdalnej
z wykorzystaniem komunikatorów on-line.
- Obrady sekcji plenarnej 17 września 2025 r. mają charakter otwarty.
§ 3.
Struktura Kongresu i organizacja obrad
- W ramach Kongresu odbywają się:
- sekcja plenarna,
- sekcje tematyczne,
- sekcja posterowa,
- panele dyskusyjne.
- Sekcja plenarna odbywa się w dniu otwarcia Kongresu i poświęcona jest tysięcznej rocznicy koronacji Bolesława Chrobrego. Składa się z wystąpień Prelegentów zaproszonych przez Organizatorów i Współorganizatora.
- Sekcje tematyczne są złożone z referatów poświęconych zagadnieniom związanym z hasłem Kongresu. Organizacja sekcji przebiega według następujących zasad:
-
- W każdej sekcji zostanie wygłoszonych od 6 do 12 referatów.
- Ostateczna liczba sekcji jest zależna od ustaleń Organizatorów i Współorganizatora.
- Sekcja składa się z referatów trwających 20 minut oraz dyskusji trwających 10 minut, które odbywają się po każdym z nich.
- Propozycje tematu sekcji są zgłaszane przez dwie lub trzy osoby, potencjalnych koordynatorów sekcji, z których przynajmniej jedna musi być afiliowana przy instytucji prowadzącej działalność naukową i musi posiadać stopień lub tytuł naukowy. Zgłoszenia dokonuje się za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Decyzję
o zatwierdzeniu tematu sekcji podejmują organizatorzy w porozumieniu z Komitetem Naukowym.
- Po zatwierdzeniu tematu sekcji organizatorzy wraz z koordynatorami organizują do niej nabór referatów. Zgłoszenia propozycji referatów dokonuje się za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Decyzję o zatwierdzeniu referatu podejmują Koordynatorzy i Organizatorzy w porozumieniu z Komitetem Naukowym. O przyjęciu tematu referatu organizatorzy informują potencjalnego Prelegenta.
- Ostatecznym potwierdzeniem uczestnictwa w charakterze Prelegenta lub Koordynatora w obradach sekcji jest rejestracja poprzez formularz elektroniczny na stronie internetowej Kongresu oraz uiszczenie opłaty rejestracyjnej.
- Uczestnik Kongresu może zgłosić maksymalnie dwa referaty, których jest autorem lub współautorem, w ramach jednej lub dwóch różnych sekcji tematycznych.
- Koordynatorzy są odpowiedzialni za sprawny przebieg i moderowanie dyskusji w czasie obrad sekcji.
- Sekcja posterowa przeznaczona jest dla magistrantów i doktorantów, którzy chcą zaprezentować aktualnie prowadzone lub zakończone badania w zakresie pracy magisterskiej, doktorskiej lub innej, dotyczącej hasła Kongresu. Organizowana jest ona według następujących zasad:
- Sekcja obejmuje maksymalnie dwadzieścia posterów.
- Do sekcji posterowej można zgłosić tylko jeden temat. Zgłoszenie odbywa się za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Decyzję o przyjęciu tematu do sekcji podejmują organizatorzy w porozumieniu z Komitetem Naukowym.
- Po zakwalifikowaniu tematu do sekcji posterowej uczestnik wykonuje materiały do prezentacji, zgodnie z wytycznymi organizatorów zamieszczonymi na stronie internetowej Kongresu. Do sekcji posterowej są przyjmowane wyłącznie materiały zgodne z wytycznymi Organizatorów.
- Ostatecznym potwierdzeniem uczestnictwa w charakterze Prelegenta w obradach sekcji jest rejestracja poprzez formularz elektroniczny dostępny na stronie internetowej Kongresu oraz uiszczenie opłaty rejestracyjnej.
- Postery prezentujące poszczególne tematy będą udostępnione przez Organizatorów na stronie Kongresu oraz wydrukowane przez Organizatorów i prezentowane na wystawie w miejscu odbywania się Kongresu.
- Panele dyskusyjne polegają na wymianie poglądów w formie dyskusji między referentami oraz słuchaczami na aktualne tematy związane z problematyką średniowiecza. Organizowane są one na następujących zasadach:
-
- Panel obejmuje od trzech do sześciu wystąpień, trwających łącznie 90 minut, a także godzinną dyskusję między referentami oraz pozostałymi uczestnikami, moderowaną przez koordynatorów panelu.
- Propozycje tematów panelu wraz z tematami referatów i referentami są zgłaszane przez dwie osoby: potencjalnych Koordynatorów paneli, z których przynajmniej jedna musi być afiliowana przy instytucji prowadzącej działalność naukową i musi posiadać stopień lub tytuł naukowy.
- Zgłoszenia dokonuje się za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Decyzję o zatwierdzeniu sesji podejmują organizatorzy
w porozumieniu z Komitetem Naukowym.
- Ostatecznym potwierdzeniem uczestnictwa w charakterze referenta oraz Koordynatora jest rejestracja poprzez formularz elektroniczny dostępny na stronie internetowej Kongresu oraz uiszczenie opłaty rejestracyjnej.
- O ostatecznej liczbie paneli decydują Organizatorzy i Współorganizator.
- Wszystkie działania związane z organizacją sekcji i paneli realizowane są w terminach wskazanych przez Organizatorów w Harmonogramie Kongresu.
§ 4.
Wydarzenia towarzyszące
- W ramach Kongresu organizowane są wydarzenia towarzyszące, przeznaczone wyłącznie dla uczestników Kongresu.
- Warunkiem uczestnictwa w wydarzeniach towarzyszących jest deklaracja uczestnictwa dokonana w elektronicznym formularzu na stronie internetowej Kongresu oraz dokonanie stosownej opłaty.
§ 5.
Rejestracja i opłaty uczestników
- Opłaty dodatkowe obejmują uczestnictwo w wybranych wydarzeniach towarzyszących według opcji oraz cen dostępnych w formularzu zgłoszeniowym.
- Opłata dla uczestników czynnych biorących udział w obradach w formie on-line wynosi 50 PLN. Obejmuje ona koszty organizacyjne.
- Organizatorzy wystawiają fakturę w formie elektronicznej w terminie 7 dni od daty wpływu opłaty rejestracyjnej na wskazane konto.
- Studentom oraz doktorantom przysługuje zniżka od opłaty rejestracyjnej w wysokości 50%.
- Rejestracji i opłat konferencyjnych należy dokonać w terminach wskazanych w Harmonogramie dostępnym na stronie internetowej Kongresu.
- Z opłaty kongresowej i kosztów pobytu zwolnieni są Prelegenci sekcji plenarnej Kongresu w dniu 17 września 2025 r., członkowie Komitetu Naukowego oraz inne osoby zaproszone przez Organizatorów i Współorganizatora.
§ 6.
Rezygnacja bądź zmiany
- Uczestnicy Kongresu mogą zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie lub w wydarzeniach towarzyszących, zgłaszając to na adres mailowy Kongresu najpóźniej do 15 sierpnia 2025 r.
- W przypadku rezygnacji z udziału w Kongresie lub wydarzeniach towarzyszących, zgodnie z ust. 1., Organizatorzy zwracają 100% opłaty rejestracyjnej lub opłat dodatkowych.
- W przypadku rezygnacji z udziału w Kongresie lub w wydarzeniach towarzyszących po terminie wskazanym w ust. 1. albo niepojawienia się uczestnika na Kongresie, Organizatorzy nie zwracają opłaty rejestracyjnej lub opłat dodatkowych.
§ 7.
Zmiana terminu lub odwołanie Kongresu
- W przypadku odwołania Kongresu Organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie uczestników zarejestrowanych najpóźniej do 15 sierpnia 2025 r. oraz zwrócić opłaty rejestracyjne.
- W przypadku zmiany terminu Kongresu Organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie uczestników zarejestrowanych najpóźniej na 30 dni przed nowym terminem oraz zwrócić opłaty rejestracyjne tym spośród uczestników zarejestrowanych, którzy ze względu na nowy termin zrezygnują z uczestnictwa w Kongresie.
§ 8.
Utrwalanie Kongresu
- Przebieg sekcji plenarnej oraz wszystkich sekcji tematycznych jest utrwalany za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk oraz udostępniany na stronie internetowej Kongresu.
- Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na publikację wizerunku,
treści wystąpienia lub głosu w dyskusji, zarejestrowanych w czasie Kongresu – zgodnie z art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, i na wykorzystanie
ich i udostępnianie w Internecie oraz w materiałach informacyjnych i promocyjnych Kongresu
oraz Organizatorów, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia.
- Zgoda na wykorzystanie wizerunku i wypowiedzi może zostać w każdym czasie odwołana – po przesłaniu stosownej informacji na adres: kongres@muzeumgniezno.pl, z zastrzeżeniem,
że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów informacyjnych i promocyjnych wyemitowanych przed dniem jej cofnięcia.
§ 9.
Ochrona danych osobowych
- Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679, z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – Dziennik Urzędowy UE L 119 (dalej RODO) Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie, będące w imieniu Organizatorów administratorem danych osobowych zarejestrowanych uczestników Kongresu, zapewnia określone w tych przepisach standardy ochrony i właściwego postępowania z danymi osobowymi.
- Dane osobowe zarejestrowanych uczestników Kongresu przetwarzane są w celu organizacji
i przeprowadzenia Kongresu, m.in. w celu: stworzenia listy uczestników, prowadzenia
korespondencji oraz promocji Kongresu.
- Dokonując rejestracji, uczestnik zarejestrowany wyraża dobrowolną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów organizacji i przeprowadzenia Kongresu, w tym stworzenia listy uczestników, a także zgodę na otrzymywanie korespondencji dotyczącej Kongresu oraz poszczególnych wydarzeń w ramach Kongresu, na które uczestnik się zarejestrował. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Kongresie.
- Wyrażoną w ten sposób zgodę uczestnik zarejestrowany Kongresu może w każdym momencie cofnąć, wysyłając wiadomość na adres: kongres@muzuemgniezno.pl, co nie wpływa na zgodność
z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, ale jest jednoznaczne z wykreśleniem go z listy uczestników Kongresu, co wiąże się z brakiem możliwości udziału w nim w roli uczestnika zarejestrowanego.
- Dane przetwarzane będą wyłącznie przez okres realizacji Kongresu i po tym czasie zostaną usunięte. Uczestnikom zarejestrowanym Kongresu przysługuje prawo do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także skorzystania z ochrony prawnej przed właściwym sądem, jeśli dane osobowe przetwarzane są nieprawidłowo.
- Organizatorzy wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się telefonicznie: nr – 61 426 46 41 w. 204 lub na adres e-mail: iod@muzeumgniezno.pl, lub osobiście w siedzibie Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie, po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu terminu spotkania.
- Organizatorzy wykorzystają wszelkie możliwe i wskazane prawem środki techniczne
i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych zarejestrowanych uczestników Kongresu,
w szczególności zapobiegające pozyskaniu i modyfikacji przez osoby nieupoważnione danych podawanych podczas rejestracji.
§ 10.
Postanowienia końcowe
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatorów, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.
- W kwestiach bezpieczeństwa w miejscach obrad Kongresu lub wydarzeń dodatkowych zastosowanie mają przepisy instytucji zarządzających tymi miejscami.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, a także przepisami obowiązującymi
w Muzeum Początków Państwa Polskiego w Gnieźnie oraz na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy wszystkich uczestników Kongresu, które mogą zostać zagubione, zniszczone lub skradzione w czasie trwania Kongresu.
- Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność finansową za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane
z Kongresem, jak również w miejscach zakwaterowania.
- Organizatorzy mają prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie 3 dni po ich opublikowaniu na stronie internetowej Kongresu.
Gniezno, dn. 2 grudnia 2024 r.